Plugin de gestion des co-mandats
Développement et structuration d’un plugin WordPress sur-mesure pour Agences de France, pensé pour centraliser les co-mandats, fluidifier le suivi des dossiers et offrir une vraie expérience de travail côté admin comme côté client.
Un besoin métier concret à structurer
Dans le cadre de mon alternance chez Agences de France, l’un des enjeux importants était la gestion des co-mandats entre agences, mandataires et clients.
Les informations existaient, mais leur circulation restait fragmentée. Les suivis étaient difficiles à centraliser, les documents pouvaient être éparpillés et la lecture globale manquait de clarté.
Le besoin n’était donc pas seulement de créer une interface, mais de concevoir un outil métier utile, structuré et durable.
Créer une base solide pour piloter les co-mandats
- Centraliser les mandats, statuts, documents et actions dans un seul environnement.
- Donner à l’administration une vision claire avec filtres, tableaux de bord, CRM et historique.
- Permettre aux clients de consulter leurs mandats, documents et informations en autonomie.
- Exporter le registre T en CSV/PDF et automatiser son envoi selon la fréquence choisie.
- Prévoir une logique évolutive avec rôles, permissions, intégrations et synchronisation noCRM.
Transformer un besoin opérationnel en logique produit
Sur ce projet, l’enjeu était de comprendre les usages terrain, puis de les traduire en écrans, parcours et fonctionnalités concrètes. L’objectif était d’éviter un outil trop technique ou trop lourd, pour créer une solution réellement exploitable au quotidien.
Analyse du besoin
Compréhension des usages réels autour des mandats, comptes clients, documents et suivis.
Structuration UX
Organisation des parcours admin et client pour rendre l’outil plus lisible.
Logique métier
Intégration des pourcentages, minimums, statuts, documents et règles de gestion.
CRM & reporting
Ajout d’une vue pipeline, d’un suivi par agence et d’exports exploitables par l’équipe.
Documentation
Création d’un guide interne pour rendre l’outil compréhensible et transmissible.
Un parcours pensé de l’invitation au suivi du mandat
Invitation du client
L’admin ouvre la page d’invitation, renseigne les informations du client et déclenche la création de l’accès.
Création de l’espace client
Le client reçoit ses accès et peut se connecter à son dashboard personnel.
Suivi des mandats
Les mandats sont consultables, filtrables et suivis avec leurs statuts, informations et documents associés.
Pilotage admin
L’administration peut corriger, compléter, suivre les logs, gérer les documents et accompagner le client.
Créer l’accès client depuis les réglages
Le guide interne détaille maintenant le premier geste important du plugin : inviter un client. L’admin part des réglages, ouvre la page d’invitation, puis renseigne les informations nécessaires pour créer l’accès et envoyer les identifiants.
Cette étape est volontairement cadrée, car une erreur sur l’e-mail bloque immédiatement la réception des accès. Le guide insiste donc sur la vérification des informations avant validation.
Accès depuis les réglages
L’admin utilise le bouton d’ouverture de la page d’invitation client configuré dans les réglages du plugin.
Création du compte
Le formulaire demande le prénom, le nom, le nom d’utilisateur et l’adresse e-mail du client.
Réception des accès
Une fois le formulaire validé, le client reçoit ses accès et peut se connecter à son espace.
Réflexe qualité
Le guide rappelle de vérifier l’e-mail avant envoi pour éviter les comptes inutilisables.
Un espace pensé pour le suivi, la correction et le pilotage
L’administration du plugin ne se limite pas à une simple liste de contenus. Elle structure les usages réels de l’équipe avec des outils de suivi, de correction, d’export, de documentation et de contrôle.
Registre T
Vue globale avec filtres par mois, agence et statut, plus exports CSV et PDF.
Mandats
Ajout manuel, édition, reprise d’un mandat existant et correction des dossiers.
Dashboard KPI
Lecture des volumes, ventes et évolutions sur plusieurs périodes.
Documents
Ajout de PDF, affectation à un client et visibilité côté espace client.
Logs
Traçabilité des actions sensibles, changements importants et envois d’e-mails.
Comptes clients
Liste des comptes, preview admin et renseignement des informations agence.
Réglages
Configuration des liens, e-mails, notifications, prochain numéro et envoi automatique du registre T.
Pourcentages
Gestion des taux, minimums HT et règles appliquées aux clients.
Perf par agence
Analyse par client avec mandats, commissions Getkey HT, commission moyenne, délai moyen et détail par statut.
CRM pipeline
Vue quotidienne des mandats par statut avec échéances, note prioritaire, commentaires et notifications.
Exports & envois
Export manuel CSV/PDF et envoi immédiat ou planifié du registre T avec pièces jointes.
Des écrans qui rendent la logique métier visible
Un pilotage quotidien plus proche des besoins métier
La nouvelle version du plugin ajoute une couche de pilotage plus opérationnelle. L’équipe peut suivre les mandats dans une vue CRM, prioriser les dossiers selon les échéances, documenter les échanges internes et analyser la performance d’une agence précise.
L’objectif est de ne plus seulement stocker les co-mandats, mais de les rendre réellement pilotables : suivi commercial, commentaires de gestion, captures internes, indicateurs par agence et exports propres.
Vue pipeline
Les mandats sont rangés par statut avec une lecture proche d’un CRM pour suivre les dossiers au quotidien.
Échéances
Les cartes font remonter les dates importantes : fin de mandat, échéance CRM personnalisée et prochaine étape métier.
Commentaires internes
L’équipe peut ajouter des notes illimitées, avec images si besoin, sans les exposer dans les exports.
Fiche latérale
Chaque mandat s’ouvre dans un panneau détaillé avec données clés, note prioritaire, contacts et métas techniques.
Perf par agence
Sélection d’une agence pour analyser mandats, commissions Getkey HT, moyenne, délai de vente et statuts.
Notes agence
Une note interne et des captures peuvent être conservées sur la fiche agence pour garder le contexte.
Une nouvelle brique pour mesurer l’expérience client
La dernière version ajoute une page Popups & Scores dans l’administration. Elle permet de créer des campagnes qui s’affichent directement dans l’espace client afin de recueillir des retours simples, des notes, des commentaires ou un score NPS.
Cette fonctionnalité transforme le plugin en outil plus complet : il ne sert plus seulement à suivre les mandats, il permet aussi de mesurer la satisfaction et de mieux comprendre les frictions côté client.
Ciblage client
Une campagne peut viser tous les comptes ou une sélection précise de clients.
Types de questions
Message simple, Oui / Non, note de 1 à 5, commentaire libre ou NPS de 0 à 10.
Popup côté client
Le retour est demandé dans l’espace client, au moment où l’utilisateur consulte son compte.
Reporting NPS
La fiche campagne affiche réponses, moyenne, commentaires et score NPS.
Un plugin renforcé pour les données sensibles
Le plugin traite des documents et données métier sensibles. La dernière version renforce donc la logique de stockage privé, de téléchargement contrôlé, de migration des anciens fichiers et d’intégration aux outils WordPress de confidentialité.
Documents privés
Les pièces jointes peuvent être déplacées dans un stockage protégé et servies via contrôle d’accès.
Migration legacy
Une page dédiée permet de migrer les anciens documents vers le nouveau système sécurisé.
ZIP & pièces jointes
Les commentaires CRM et documents acceptent des formats plus larges avec extraction contrôlée.
RGPD WordPress
Export et effacement des données personnelles sont reliés aux outils natifs de WordPress.
Un dashboard pensé pour rassurer, guider et donner de l’autonomie
Côté client, le plugin propose une expérience complète avec menu latéral, consultation des mandats, documents, informations de compte, pourcentages, accès partagés, intégrations iframe et mode nuit.
Dashboard client
Vue d’ensemble avec navigation claire et accès aux sections principales.
Mes mandats
Suivi des dossiers, statuts et actions disponibles.
Mes informations
Données utilisées automatiquement dans les mandats.
Mes documents
Accès aux documents transmis par l’équipe.
Accès partagés
Ajout de collaborateurs ou mandataires avec logique de rattachement.
Intégrations
Getkey et Skeepr intégrés dans l’espace via iframe.
Mode nuit
Interface avec bascule dark mode pour améliorer le confort d’usage.
Autonomie
Moins d’allers-retours grâce à un espace centralisé.
Une interface plus complète qu’un simple espace de consultation
Un suivi opérationnel piloté par l’admin
Le guide précise aussi une différence importante : le client peut faire des demandes et suivre ses mandats, mais c’est l’admin qui fait évoluer les statuts et gère le suivi opérationnel du dossier.
La page de modification centralise les accès utiles, les liens vers Skeepr, la matière nécessaire pour intervenir sur le mandat, le suivi de transaction et la zone d’enregistrement.
Page de modification
L’admin retrouve les informations utiles et les accès nécessaires pour intervenir sur le dossier.
Suivi de transaction
Les statuts servent de repère pour comprendre l’avancement et prioriser les actions.
Validation admin
Les modifications sont enregistrées pour garder le mandat à jour et conserver un dossier fiable.
Lien avec Skeepr
Les boutons d’accès permettent de garder le suivi métier connecté aux outils utilisés par l’équipe.
Un plugin plus riche qu’une simple interface
- Shortcodes et pages dédiées pour l’invitation client, le dashboard et les vues métier.
- Rôles clients spécifiques avec restrictions d’accès.
- Preview admin du dashboard client en lecture seule.
- Journalisation des actions, des e-mails importants et des opérations sensibles.
- Exports CSV/PDF du registre T et envoi automatique planifiable.
- Export contrôlé de la base clients pour Brevo et transfert de mandats entre comptes.
- CRM interne avec notifications, échéances, notes prioritaires et commentaires illustrés.
- Gestion documentaire privée, suivi des comptes, performance par agence et Popups & Scores directement dans WordPress.
Une base prévue pour aller plus loin
- Pont noCRM conservé dans le dépôt mais volontairement désactivé pour éviter une synchronisation non maîtrisée.
- Tables locales spécifiques prévues pour clients et opportunités si une réactivation est validée.
- Références Skeepr éditables dans le CRM afin de garder le lien avec les outils métier.
- Invitations clients renforcées avec lien de définition de mot de passe au lieu d’un mot de passe en clair.
- Règles de calcul pour pourcentages, minimums et honoraires.
- Intégrations iframe pour garder Getkey et Skeepr dans le même espace.
La stack mobilisée sur ce projet
Ce que ce projet prouve auprès d’un recruteur
Ce projet montre une capacité à intervenir sur un besoin réel, à le traduire en logique produit et à le structurer dans WordPress avec une vraie vision d’usage. On n’est pas sur une simple page vitrine : on est sur un outil métier avec rôles, processus, écrans admin, expérience client, CRM, reporting, exports et intégrations.
Conclusion
Ce projet est l’un des plus différenciants de mon portfolio, car il démontre une compétence rare : savoir passer d’un besoin métier complexe à une solution digitale concrète, structurée et utilisable. Il met en avant à la fois la compréhension opérationnelle, la logique produit, l’UX, WordPress et la capacité à construire des outils adaptés aux usages réels d’une entreprise.